Bu makalede, Exchange Server ortamında Room Mailbox ve Equipment Mailbox yapılandırmasını ele aldık. Delegate atama, booking seçenekleri, kapasite tanımlama ve takvim izinlerini yönetme konularını PowerShell örnekleriyle açıkladık. Senaryomuzda meetingroom1@sametozelci.com oda posta kutusu otomatik rezervasyonla çalışacak, asistan@sametozelci.com ise bu odanın yöneticisi olarak tanımlandı.

Exchange Server ortamlarında oda (room) ve ekipman (equipment) posta kutuları, kurumsal toplantı ve kaynak planlamasının omurgasını oluşturur. Bu makalede, bir kurgu senaryo üzerinden room mailbox yapılandırmasını, yetki atamalarını ve booking seçeneklerinin nasıl yönetileceğini adım adım ele alacağız.

🧱 Kurgu Senaryo

Oda Posta Kutusu: meetingroom1@sametozelci.com
Asistan: asistan@sametozelci.com

Amaç:

  • meetingroom1 isimli oda, toplantı isteklerini otomatik kabul edecek.

  • asistan kullanıcısı bu odanın delegate’i olacak, gerektiğinde toplantıları yönetebilecek.

  • Maksimum rezervasyon süresi 24 saat, ileriye dönük rezervasyon limiti 180 gün olacak.

🧩 1. Oda Posta Kutusu Oluşturma

Yeni bir oda posta kutusu oluşturmak için:

New-Mailbox -Name "Meeting Room 1" -Room -PrimarySmtpAddress meetingroom1@sametozelci.com

Bu komut oda türünde bir resource mailbox oluşturur. Takvim özellikleri ve rezervasyon mantığı Exchange tarafından otomatik devreye alınır.

 

 

👩‍💼 2. Delegate (Asistan) Yetkilendirmesi

Odayı yönetecek asistanı tanımlayalım:

# Asistanı delegate olarak ata
Set-CalendarProcessing -Identity "meetingroom1@sametozelci.com" -ResourceDelegates "asistan@sametozelci.com"

# Takvimde tam düzenleme yetkisi ver
Add-MailboxFolderPermission -Identity "meetingroom1@sametozelci.com:\Calendar" -User "asistan@sametozelci.com" -AccessRights PublishingEditor

Bu sayede asistan:

  • Oda takviminde toplantı oluşturabilir, düzenleyebilir, silebilir.

  • Gelen talepleri kendi adına onaylayabilir veya reddedebilir.

⚙️ 3. Booking (Rezervasyon) Seçenekleri

Exchange Management Shell veya ECP üzerinden tanımlanabilir.

PowerShell ile:

Set-CalendarProcessing -Identity "meetingroom1@sametozelci.com" `
-AutomateProcessing AutoAccept `
-AllBookInPolicy $True `
-AllRequestInPolicy $False `
-AllRequestOutOfPolicy $False `
-MaximumDurationInMinutes 1440 `
-BookingWindowInDays 180 `
-AllowRecurringMeetings $True `
-ScheduleOnlyDuringWorkHours $False `
-AddAdditionalResponse $True `
-AdditionalResponse "Bu oda doluysa farklı bir saat aralığı seçiniz."

 

Açıklamalar:

  • AutoAccept: Oda, uygunluk durumuna göre toplantıyı otomatik kabul eder.

  • MaximumDurationInMinutes: Maksimum toplantı süresi (24 saat = 1440 dk).

  • BookingWindowInDays: 180 gün sonrasına kadar rezervasyona izin verir.

  • AllowRecurringMeetings: Tekrarlayan toplantılara izin verir.

  • AdditionalResponse: Decline mesajlarına özel açıklama ekler.

🧠 4. AccessRights ve Yetki Seviyeleri

Yetki Tipi Tanım
Reviewer Takvimi yalnızca görüntüler.
Author Kendi oluşturduğu toplantıları düzenler.
Editor Takvimdeki tüm öğeleri düzenler/siler.
PublishingEditor Editor + alt klasör oluşturma yetkisi.
Owner Tam yönetim (izinleri de değiştirebilir).

Genellikle asistanlara PublishingEditor seviyesi, departman yöneticilerine Reviewer yeterlidir.

📅 5. ECP Üzerinden Görsel Arayüz

Exchange Control Panel (ECP) > Recipients → Resources → [Oda]

  • Booking Delegates:

    • Accept or decline booking requests automatically

    • veya Select delegates who can accept or decline requests

  • Booking Options:

    • Maximum booking lead time: 180 days

    • Maximum duration: 24 hours

    • Allow repeating meetings: Enabled

Bu arayüz aslında yukarıdaki PowerShell komutlarının GUI karşılığıdır.

📬 6. Capacity (Kapasite) Özelliği

Bazı kurumlarda oda rezervasyonları sadece kapasiteye göre yapılır.
Oda kapasitesini belirlemek için:

Set-ResourceConfig -ResourcePropertySchema "Room/Capacity"
Set-Mailbox -Identity "meetingroom1@sametozelci.com" -ResourceCapacity 8

Artık Outlook’ta bu oda “Capacity: 8” olarak görünür, büyük toplantılarda uygunluk buna göre filtrelenebilir.

🧭 Sonuç

Resource mailbox yönetimi doğru kurgulandığında:

  • Toplantı planlama süreçleri otomatikleşir,

  • Yetkiler kontrol altına alınır,

  • Kullanıcı hatalarından kaynaklı çakışmalar minimize edilir.